La tecnología para eventos se ha convertido en un aliado indispensable para la organización de eventos, especialmente cuando la complejidad logística es alta y la experiencia del asistente es una prioridad. Hoy te contamos cómo Tu Fábrica de Eventos ha optimizado la gestión de un evento desafiante, mejorando significativamente la experiencia de los asistentes, logrando una organización impecable en un evento complejo debido a la cantidad de actividades paralelas y reuniones de networking bilaterales y agendadas.
Industrial Pro 2025: Un Evento con Gestión Tecnológica Avanzada
Los días 10 y 11 de marzo, el icónico Circuito del Jarama fue el escenario del evento anual Jarama Summit organizado por Industrial Pro, donde más de 200 asistentes participaron en un intenso programa de reuniones de negocio, networking y actividades especializadas.
Este evento, que lleva más de 15 años celebrándose, ha evolucionado en sus dinámicas sin perder su esencia: conectar expositores y visitantes en un entorno estratégico. Sin embargo, la complejidad organizativa requería una solución tecnológica avanzada que permitiera organizar las actividades y el networking para los más de 200 asistentes.
El Desafío: Sincronizar Agendas en un Formato de Feria Invertida
A diferencia de las ferias convencionales, en Industrial Pro los expositores son los compradores y los visitantes los vendedores. Esto genera un reto adicional, ya que las reuniones deben maximizarse para todos los participantes dentro de una agenda con múltiples variables.
El desafío consistió en coordinar a los participantes y sus acompañantes mediante una Agenda Personal en actividades de no más de 10 personas, distribuidas a lo largo de los dos días. Además, se asignaron diferentes turnos de comidas y se planificaron sesiones de networking one-to-one entre expositores y visitantes.
El riesgo de solapamientos y pérdida de oportunidades de negocio era alto. Por ello, el equipo de Tu Fábrica de Eventos implementó un sistema de gestión de agendas inteligente, capaz de estructurar los tiempos sin conflictos.
Se asignaron actividades a los participantes, permitiendo que los huecos libres se utilizaran para reuniones de negocio. Se habilitó una web privada donde expositores y asociados indicaban sus preferencias de empresas, ordenadas de mayor a menor para que la satisfacción de las reuniones de negocio fuera alta.
Tecnología de Parametrización Avanzada para Networking
Para lograr un flujo eficiente de reuniones y actividades, se utilizó nuestra plataforma tecnológica que permitió:
🔹 Asignar automáticamente actividades a los participantes, optimizando los huecos libres para reuniones.
🔹 Facilitar el networking mediante una plataforma web privada, donde expositores y visitantes indicaban sus preferencias de contacto.
🔹 Implementar un algoritmo avanzado para el cruce de reuniones, basado en cinco metodologías diferentes de generación de Agendas personales de reuniones.
Así se generaron más de 2.108 reuniones en dos días
El algoritmo de Tu Fábrica de Eventos aplicó un sistema de filtrado progresivo para emparejar a los participantes de forma estratégica e individual:
1. Cruce de preferencias mutuas, asegurando que las reuniones más deseadas fueran prioridad.
2. Asignación progresiva según orden de preferencia, ampliando la compatibilidad en cada fase.
3. Generación de citas a partir de intereses de los expositores y posteriormente de los visitantes.
4. Emparejamiento por productos y servicios, garantizando que la oferta y demanda se alinearan.
5. Relleno final con reuniones entre asistentes sin cruce previo, maximizando las oportunidades de negocio.
Esta metodología permitió generar agendas personalizadas siempre sin errores, algo que manualmente con un Excel habría sido imposible.
Beneficios para el Organizador
La tecnología para eventos aporta múltiples beneficios al organizador, incluyendo:
-Eficiencia: Automatización de la creación de agendas y reuniones, reduciendo significativamente el tiempo de planificación.
-Flexibilidad: Adaptación a las preferencias y necesidades específicas de cada evento.
-Visibilidad: Matriz de agendas que permite una visión global y ajustes manuales para cumplir con los objetivos del cliente.
-Estadísticas en Tiempo Real: Aporte de datos en tiempo real para una mejor toma de decisiones.
-Certificación de Seguridad: Tratamiento de datos conforme a la ISO-27001.
Resultados y Experiencia del Cliente
El resultado fue una gestión impecable, con más de 2.018 reuniones de negocio y 400 actividades organizadas en un evento de dos días.
🔹 Reducción de solapamientos y tiempos muertos
🔹 Optimización de la experiencia de cada asistente
🔹 Mayor satisfacción y efectividad en las reuniones
Casos como el de Industrial Pro demuestran cómo la tecnología aplicada a eventos puede hacer la diferencia. No solo simplifica la organización, sino que mejora significativamente la experiencia de los asistentes, permitiéndoles optimizar su tiempo y multiplicar oportunidades de negocio.
Si tienes un evento complejo y quieres garantizar su éxito, en Tu Fábrica de Eventos nos especializamos en asesoría y consultoría para abordar con éxito tu evento a través de la tecnología para eventos.
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