Los eventos virtuales e híbridos han venido para quedarse y es por ello por lo que es fundamental conocer bien a los actores principales de este tablero. ¡Te los explicamos!
Si estás leyendo este post, muy probablemente te dediques al sector de los eventos. Es por ello por lo que desde Tu Fábrica de Eventos como Software para la gestión de Eventos Virtuales te presentamos el tablero con los principales actores.
Eventos Virtuales e Híbridos: ¿Quién es quién?
Al igual que ocurre en muchos otros sectores, en el sector de los eventos virtuales e híbridos existen diferentes actores clave con roles y funcionalidades diferentes que contribuyen a la realización exitosa de un evento o congreso.
Como decimos, cada uno de esos actor asume su propio rol y obviarlos podría reducir el grado de éxito del evento virtual o híbrido
Organizador de eventos o event planner independiente
Existen muchos profesionales independientes que se dedican a la organización de eventos, resaltando sus propios valores, estilos y especialidades bajo su propio nombre como marca.
Nos encontramos ante uno de los actores principales en la organización de eventos virtuales o híbridos ya que será la persona encargada de planear, integrar y ejecutar todos los procesos que intervendrán en el evento.
Agencias de eventos
Al igual que en el apartado anterior, las agencias de eventos son las responsables de planear, integrar y ejecutar todos los procesos que intervienen en el evento. A diferencia del organizador independiente, la Agencia atribuye un proyecto o evento a un equipo que comparte los valores y estilo que definen a la agencia.
Software para eventos: virtuales/online o híbridos
El software para eventos virtuales o híbridos constituye uno de los actores más importantes en el éxito del proyecto o evento. Será la herramienta clave de trabajo de las agencias y organizadores con la que podrá integrar y ejecutar todos los procesos planificados en el evento o congreso, permitiéndoles un importante ahorro en coste y tiempo siempre que elijas un software capaz de integrar todas las soluciones que existen en una misma plataforma, evitando así tener que contratar varios softwares o proveedores a la vez que limiten la optimización de procesos.
Existen diferentes software para eventos en el mercado destacándose nuestro Software para la Gestión Integral de Eventos presenciales, virtuales/online e híbridos al ser el más completo pudiendo integrar cualquier proceso que pueda interferir en un evento.
Streaming, ticketing, web, app, seating (híbrido), agenda, comunicaciones, networking one to one… ¡todos los procesos integrados en un mismo software para eventos para optimizar
Espacios
Constituyen los diferentes lugares físicos en los que se celebra el evento o congreso. Son unos actores principales en los eventos de carácter presencial, aunque en los eventos virtuales podemos hablar también de platós o lugares de grabación de los mismos.
En los eventos híbridos, los espacios tienen un rol fundamental ya que deben integrarse a la perfección con el streaming, algo que puede facilitarse a través del uso de un software para eventos.
En este sentido, cabe destacar también que los espacios para eventos presenciales deben adaptarse a las características de la situación actual sobre el Covid-19, respetando la distancia de seguridad en el seating...etc.
Realizador, técnico de sonido e imagen
Son profesionales cualificados en la ejecución del evento y por tanto constituyen un rol esencial para el éxito del evento. Se resalta la importancia de su labor a la hora de integrar a la perfección el espacio virtual con el presencial en los eventos híbridos actuales.
Catering
Las empresas de catering al igual que los espacios, juegan un papel fundamental en los eventos 100% presenciales. Igualmente, muchas de ellas se han adaptado para ofrecer su servicio en formato delivery a asistentes VIP de los eventos virtuales. No cabe olvidar que siguen jugando un papel importante en los eventos híbridos donde también han debido adaptar sus servicios a las características de la situación actual tras el Covid-19.
Estos son algunos de los actores principales del tablero de los eventos virtuales o híbridos pero existen muchísimos más. ¿Cuál más añadirías a la lista?
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