A veces, la propia organización inicial del evento se convierte en el momento más crucial del mismo. Un software para eventos puede ayudar a ser un facilitador.
Como organizador profesional de eventos conoces los múltiples factores que entran en juego a la hora de organizar un evento. Sabes que la organización del evento se extiende prácticamente hasta la finalización del mismo y que incluso una vez pasado el evento, siguen quedando muchas tareas que organizar. Por ello, un software para eventos como el de Tu Fábrica de Eventos actuaría como hilo conductor y facilitador de todo el proceso de organización del evento.
Hoy, nos disponemos a darte una serie de consejos para la parte inicial del evento, dando respuesta a esa típica pregunta de: ¿Por dónde comienzo a organizar mi evento?
Primeros pasos para organizar un evento
Para dar esta respuesta, vamos a ir un paso más allá y vamos a comenzar desde una casuística en la que vamos a suponer que vas a celebrar un evento completamente nuevo ¿Por dónde comenzar? ¡Lo vemos!
Brainstorming: En solitario o en equipo. Esta técnica debería ser la primera que deberíamos emplear, la cual nos aportará los primeros pasos a seguir para organizar nuestro nuevo evento. Libérate la mente y apunta sobre papel o pizarra digital cualquier idea de evento que te venga a la cabeza. ¡Por loca que parezca!
Selección de ideas: Sencillamente después, selecciona una idea, que será la idea que desarrollar. Puedes guiarte por sentido común, preferencias, gustos, afinidad o en base a un típico ranking de pros y contras.
Identificación del sector: Para comenzar a desarrollar la idea, es fundamental conocer el sector al que se va a dedicar. Pero este paso es realmente sencillo y directo ya que el punto anterior te habrá aportado esta información. Por ejemplo, si has decidido hacer un evento sobre coches autónomos, el sector será el automovilístico.
Mapa de colectivos. El siguiente paso es seguir profundizando en el sector. Para ello, cogeremos una nueva hoja y esbozaremos los colectivos principales de profesionales que encontramos en el sector y a los cuales les podría interesar acudir al evento. Aquí lograremos identificar potenciales patrocinadores, colaboradores y ponentes.
Identificación de retos: Sigamos dando pasitos y profundizando en nuestro próximo y nuevo evento. Para ello, es importante conocer los retos a los que se enfrenta el sector al que nos vamos a dedicar y las novedades que ha habido o se prevén para un futuro próximo en torno a la temática de nuestro evento. De aquí sacaremos una posible misión y visión para nuestro evento así como obtener contenido relevante para el programa del mismo.
Imagen e identidad: Ya conocemos el sector. Trabajemos ahora en la identidad visual de nuestro evento. ¡Nuestra marca debe tener vida propia! En este punto crearemos el nombre, el logo, el claim y otros recursos gráficos esenciales que acompañen a la identidad.
Lugar, fecha, y datos clave: ¡Importante! El cuándo y el dónde son dos preguntas clave que han de resolverse cuanto antes. Por ello, revisa los potenciales competidores que existen y escoge la mejor ubicación y fecha. Decide si será híbrido, presencial o virtual (en Tu Fábrica de Eventos te ayudamos sea cual sea el formato) y redacta textos básicos como la misión, los objetivos del evento, insights, la importancia de acudir y algunas frases motivadoras relacionadas con la temática. ¡Se usarán en el apartado siguiente!
Página web: ¿Por qué no comenzamos a dibujar nuestro evento en una página web oficial? ¿Suena bien verdad? ¡Pues ya tenemos materia para ir haciéndola poco a poco! Y no olvides que con Tu Fábrica de Eventos puedes crear la página web de tu evento de forma totalmente independiente y personalizada, sin necesidad de conocimientos técnicos, así como formularios de inscripción a medida. Con la web y los formularios, tendrás el inicio para empezar a recibir inscritos, gestionar participantes y utilizar posteriormente todas las soluciones que un software para eventos tiene para ayudarte en su gestión: app para eventos, acreditación, emisión de facturas, networking real y estructurado, ticketing, agendas a medida, email marketing inteligente, gestión de abstracts, retransmisión en streaming, estadísticas en tiempo real… Son muchas las soluciones que un software para eventos “todo en uno” como el de Tu Fábrica de Eventos puede hacer por tu evento.
Aún te sigues preguntando, ¿por dónde empezar a organizar un evento? Estos pueden considerarse los primeros pasos tras tomar la decisión de organizar un evento por primera vez pero después, queda mucho más.
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