La carencia tecnológica en la organización y gestión de eventos en la actualidad suele provocar fallos y errores que empeoran la experiencia final del visitante.
¿Vas a organizar y gestionar un evento próximamente? Desde Tu Fábrica de Eventos te contamos 4 errores en la organización de eventos y cómo prevenirlos con un software para eventos.
Y es que, el uso de un software para eventos se plantea casi imprescindible para el organizador hoy en día ya que la tecnología que aporta, ofrece al participante o asistente una experiencia tecnológica a la que ya está acostumbrado y sin la cual verá empeorada su experiencia con tu evento y marca.
Organización de eventos: 4 errores comunes que no debes pasar por alto
1. Estrategia de comunicación inefectiva: Para que el evento o congreso tenga el alcance esperado, es fundamental trabajar una buena estrategia de comunicación y esto en muchos eventos es el primer fallo que suelen tener, dejando en un segundo plano la comunicación y el marketing y provocando que el número de participantes y repercusión en medios del evento sea negativa. Por tanto, en primer lugar, debemos de trabajar la web del evento como base de la estrategia de comunicación, con toda la información al respecto y la posibilidad de obtener entradas. A partir de ahí, recomendamos hacer uso de nuestro módulo de email marketing inteligente y como estrategia complementaria, pedir a los speakers de nuestro evento que difundan a través de sus canales sociales el evento. Igualmente, para potenciar la comunicación también es muy recomendable llegar a acuerdos con medios especializados en la temática de nuestro evento (media partners). Y cómo no, sí o sí debemos de utilizar nuestras propias redes sociales.
2. Largas colas en la acreditación: Se puede definir el proceso de acreditación como el más crítico del evento y el primer contacto de nuestro asistente con el evento. Los invitados pueden llegar todos a la vez (como sería el caso de una conferencia) o de forma escalonada (como en una feria), prever correctamente la llegada de nuestros participantes es fundamental para que luego no se produzcan largas colas que minen su experiencia y les haga desesperar, pues ya les tendremos predispuestos para que el resto no les guste y el organizador no se lo debería permitir. Esto requiere por tanto de un proceso de acreditación rápido, eficaz y con un buen cálculo de los recursos necesarios. Por tanto, las listas manuales y los tachones, no valen en el evento de hoy día, debemos de utilizar tecnología eficaz como nuestro módulo de Acreditación para Eventos.
3. Networking improvisado e ineficaz: ¿Cuántas veces hemos acudido a un evento y en el descanso o llamado inapropiadamente momento de networking, nos hemos quedado aislados? No todo el mundo tiene las mismas habilidades sociales para improvisar una comunicación de venta o colaboración con personas que no conocemos en un evento o congreso. Por tanto, un error muy común en la organización suele ser dejar margen a la improvisación en los eventos y esto el organizador lo puede evitar ofreciendo un networking real y estructurado, un networking one to one.
4. No recoger y analizar las métricas del evento: ¿Sabías que existen herramientas que te permiten controlar las métricas de tu evento en tiempo real? En muchos casos, toda esta información relevante para mejorar el evento, se pierde y es por tanto otro de los fallos comunes del organizador. Los datos suelen ser el principal activo de una empresa en la actualidad, siempre y cuando sean bien aprovechados. Por lo tanto, con nuestro software para eventos y nuestro módulo de estadísticas en tiempo real, podrás aprovechar todos los datos recopilados en tu evento para analizarlos, sacar conclusiones y mejorar tu cita de cara a la próxima edición.
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