Organizar un evento conlleva numerosos y variados gastos al igual que existen diferentes vías de ingreso.
Si vas a organizar un evento por primera vez, esta, será una de las primeras preguntas que pasen por tu mente. ¿Cuánto cuesta organizar un evento?
En este artículo intentaremos dar respuesta a esta pregunta en base a la amplia experiencia de Tu Fábrica de Eventos en el sector. En primer lugar, debes de tener en cuenta que el gasto dependerá de manera directa de variables como la localización, el número de asistentes y la calidad en su sentido más amplio, que quieras aportar a dichos asistentes (calidad del catering, recursos de sonido e imagen, calidad del networking, acreditación...etc).
Aún así, existen una serie de gastos fundamentales que todo organizador deberá de afrontar en su evento y que detallaremos más adelante. Pero antes, debemos de remarcar que obviamente, esos gastos los cubrirás con una serie de ingresos.
Tipos de ingreso que puedes obtener en tu evento
Como decimos, al igual que deberás afrontar una serie de gastos para realizar tu evento, encontrarás varias vías de ingresos. Igualmente, si antes decíamos que los gastos dependen de manera directa de una serie de variables como la localización, número de asistentes o la calidad, los ingresos dependen de dos variables clave: La originalidad de tu evento y el número de asistentes. Ahora, sí, ¿qué tipos de ingreso puedes obtener en tu evento?
Venta de entradas: Esta es una de las vías más comunes de ingresos en eventos. Este ingreso dependerá directamente de las dos variables anteriormente mencionadas. A mayor originalidad del evento, mayor número de asistentes y mayores ingresos. El coste de las entradas lo tendrás que fijar en base a la calidad y exclusividad del evento entre otros factores.
Patrocinios: Este es un ingreso complementario y no sustitutivo al de las entradas. Además de que la entrada a tu evento tenga un coste para los participantes, podrás contar con una serie de patrocinadores que ayuden económicamente a la organización de tu evento a cambio de una marcada publicidad en el.
Subvenciones: Quizás una rama de ingresos menos conocida pero que siempre hay que tener en cuenta. Dependerá mucho del tipo de evento que organices y en la Comunidad Autónoma en la que lo realices pero es posible encontrar algunos tipos de subvenciones para la realización de eventos profesionales.
¿Cuánto cuesta organizar un evento? 5 gastos clave
Una vez vistos los tipos de ingresos que podrás obtener, vayamos a resolver la pregunta clave de este post: ¿cuánto cuesta la organización de un evento?
Para dar respuesta a esta pregunta, tendrás que tener en cuenta que usaremos cifras aproximadas basadas en nuestra amplia experiencia en el sector.
Para ponernos en contexto, imagina que vas a organizar un congreso para unos 300 participantes en Madrid. ¿Qué gastos/inversión debes de tener en cuenta?
Lugar: El lugar de celebración será uno de los primeros gastos que debas asumir. Hoteles, teatros, salas de cine, pequeños espacios reformados...la variedad en Madrid para organizar un evento es muy amplia. En este sentido hay que tener en cuentas variables como la ubicación (céntrica o no), o el aparcamiento. Aunque puede variar mucho, podremos encontrar una sala para 300 personas en Madrid por unos 1.500€ por una jornada de 09:00 AM a 14:00 PM.
Técnicos de sonido e imagen: Si no cuentas en tu equipo con ningún experto en imagen y sonido, vas a necesitar al menos uno de ellos. En Madrid podrás encontrar técnicos desde 150€ por dicha jornada. Aunque existen varias empresas que ofrecen este servicio, normalmente, el propio alojamiento en el que vas a celebrar el evento, cuenta con técnicos que en algunas ocasiones, te lo pueden incluir.
Mobiliario: Si organizas un evento en Madrid, muy probablemente tengas patrocinadores. En la mayoría de los casos, son ellos los que hacen posible económicamente los eventos por lo que será normal que les ofrezcas unos stands para que puedan mostrar durante el evento sus soluciones o servicios. Estos stands correrán a tu cargo y podrás optar entre pequeños mostradores, mesas altas...etc. Si incluyes a unos 5 patrocinadores, el mobiliario podrá rondar desde los 150€ a los 400€.
Coffee: ¿Qué es un evento sin un desayuno? La mayoría de los eventos, suelen comenzar en jornada de mañana y durar hasta primera hora de la tarde. Es por ello por lo que será fundamental ofrecer un coffee a todos tus asistentes. Este desayuno, lo puedes ofrecer mediante entrada de pago o gratuitamente. Tanto si el coste lo piensas sufragar con los ingresos de los patrocinadores o con los ingresos por venta de entradas, en Madrid podrás encontrar presupuestos para desayunos desde 8€ por persona. En este caso concreto y teniendo en cuenta que organizas un evento para 300 personas, el coste total del catering sería de unos 2.400€.
Software para Eventos: Contar con un software para eventos como el de Tu Fábrica de Eventos, es otra de las inversiones fundamentales a la hora de abordar tu evento. Con el software podrás dar solución a la gestión total del evento. Desarrollo de web y app del evento, gestión del networking real y estructurado, agendas a medida para tus participantes, gestión del seating, gestión de los viajes y el alojamiento de tus participantes, pasarela de pago, ticketing...y mucho más es lo que podrás gestionar con nuestro software. Siguiendo con nuestro storytelling, suponiendo que es el primer evento que organizas y que contratas el paquete básico de nuestro Software para Eventos, que contiene todo lo necesario para poder llevar a cabo tu evento, podrás hacer uso de la plataforma por 2€/persona. Igualmente, ¡el desarrollo de la página web de tu evento, tendrá un coste de tan solo 120€! En total y con el uso básico de Tu Fábrica de Eventos, hablamos de una inversión de 750€, pudiendo dotar con ello a tu evento, de un nivel tecnológico mucho más avanzado en la gestión del mismo.
Estos, son los 5 gastos o inversiones básicas y fundamentales que tendrás que tener en cuenta a la hora de organizar un evento en Madrid. En total, hablamos de una inversión que rondará los 5.200€ y en la que el uso de un software para eventos que te permita ofrecer soluciones, gestión de participantes, optimizar procesos, automatizar tareas y en definitiva, optimizar tu tiempo y recursos, supondrá sólo entre el 10% y 14% de tu presupuesto global, cuanto más presupuesto dotes a otras partidas, más se reducirá este porcentaje.
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